就活のESは〇〇で管理すると便利!Wordより超絶おすすめなアプリとは?

ESのイメージ図

就職活動で何社もES(エントリーシート)を出しますが、その管理はとっても大変ですよね。

多くの就活生はWordで管理していると思いますが、似たような設問をファイル間で検索するのが難しかったり、毎回ページを開かないと中身が見えないのは不便です。

そこで22卒で外コンや日系大手など2桁近くの内定をもらい終活した私が、とっておきのES管理術を公開したいと思います。

Wordの問題点

  1. ファイルをまたいでワード検索ができない
  2. ページを開かないと中身が見えない
  3. スマートフォンで見れない/書けない
  4. そもそもページ開くのが重い

ほとんどの就活生はESの管理にWordを利用していると思います。(私の周りでは全員がWor利用者でした)

エントリーが数社ならWordでもそれほど問題はありませんが、数十社エントリーするならWordではかなりの不便が生じます

そこで、まずはWordを使った場合の個人的に感いる具体的な不便な点を上にまとめてみました。(技術的には可能な点も多くあると思いますが、素人を想定していただければと)

ファイルをまたいでワード検索ができない

Wordの同じファイル内ではCtrl+Fなどでワード検索は簡単にできます。

しかし、複数のファイル間でワード検索をすることが難しいと思われます。(VBAを組めばできたりするそうですが、、、)

一方で、就活のESにおいてワード検索機能は非常に重要です。

なぜならば、就活のESでは、文字数が違うだけで全く同じもの or ほぼ同じ設問がほとんどであるためです。

例えば、志望動機やガクチカ(学生時代に力を入れて頑張ったこと)はどの企業でも聞いてきますし、乗り越えた困難系やリーダーシップ系もほとんどの企業が聞いてきます。

そうすると、過去に自分が考えて作り上げたESを再利用したいと考えるようになるでしょう。

言わずもがな、その時に検索機能が力を発揮するわけです。

さらに言うと、企業ごとに課される文字数が異なるので、だんだん100文字程度のベリーショートバージョンから300文字や400文字のショートバージョン、800文字のロングバージョンなど、さまざまなバージョンが溜まっていきます。

すると、次第にどんな文字数の設問が来ても、多少の修正を施すだけですぐにESが仕上がるようになるのです。

しかし、企業ごとにファイルを分けてESをWordに保存していた場合(A社.docx, B社.docx, C社.docx …)ファイルをまたいで検索ができない(おそらくふつうの大学生には)ため、Z社のESを書いているときに他社で書いたガクチカを使いたい…と思ってもいちいちファイルを開いて探さないといけません。

全てのESを同じファイルに書き連ねていけばこの問題は解決できますが、ページが長くなるのは企業別の管理ができない点でまた別の問題が生じます。

ページを開かないと中身が見えない

Wordはファイルを開かないと内容が見れないため「ちょっとだけ見たいだけなのに…」という場合でもファイルを毎回開く必要があり、はっきり言うと面倒です。

スマートフォンで見れない/書けない

Wordはスマートフォン版のアプリケーションもありますが、PCのWordがクラウド対応(OneDrive、Dropbox、 Microsoft 365など)している必要があります。

そうでない場合、スマートフォンからESを見たり書いたりできないため、例えば外出中に確認したくてもPCを開かないといけない等の問題が生じます。

そもそもページ開くのが重い

Wordを開くのにかかる時間はたったのコンマ何秒ですが、それより早く開くアプリケーションと比較するとやはり重く感じます。(PCのスペック等に起因する”絶対的”な時間の問題ではなく、あくまで”相対的”な問題)

これでは「パッとみたいだけ」の需要にWordは応えられません。

おすすめES管理術『Google Keep』

Google KeepのESページのイメージ図

だいぶ引き伸ばした感もありますが、何を隠そう私がおすすめするESの管理方法は、『Google Keep』です。

Google Keepでは上述のWordの問題点がすべて解決できます。

上の画像はぼかしを入れていますが、実際に私が使っているGoogle keepの本選考ESのページです。

これを参考に、Wordの問題点をGoogle Keepで解決していきたいと思います。

Google Keepについては、下の記事を参考にして頂ければと思います。

解決!「ファイルをまたいでワード検索ができない」

画像の上部に検索バーがあることから火を見るより明らかなように、ファイル間(というよりメモ間?)でワード検索が簡単にできます。

例えば、研究内容をかかないといけない時に、検索バーに「研究」などと入れて検索すると過去に書いたメモの中で「研究」が含まれているメモが出てきます。

そこから微妙な調整をする(ですます調をである調に変えたり)だけで即座にESが仕上がります。

解決!「ページを開かないと中身が見えない」

上の画像を見ればわかるように、メモの一部が常に見えている状態です。

そのため、ページをスクロールするだけで、概要を瞬時につかむことができます。

また、メモの順番はドラッグで簡単に変えることができますし、ピン留めで最上部に固定することもできるため、頻繁に見るメモは見やすい位置に移動させることができあます。

解決!「スマートフォンで見れない/書けない」

Google Keepは常にクラウドに保存されるため、スマートフォンのアプリからでも閲覧できますし、リアルタイムで編集も可能です。

Googleアカウント一つあればどんなデバイスからでも見れるので、非常に便利です。

スマートフォンから見ることができれば、面接前の電車で復習することができたり、移動中に思い付いた瞬間にメモできるため重宝しました。

解決!「そもそもページ開くのが重い」

これは体験しなければわからないことですが、Google Keepのメモはタップすれば一瞬で開きます

体感時間はWordよりかなり早いです。

『Google Keep』に向かない人とは?

Google Keepをフル活用すればES管理はかなり楽になりますが、当然デメリットもあり向かない人もいます。

それは、ずばり「フォントの色」や「フォントのサイズ」で使い分けしたい人です。

Google Keepにはフォントの色やサイズ、種類をデフォルトから変えることができません。

そのシンプルさが故に動作速度が早い利点もあるのでしょうが、そもそもコンセプトが「メモ」であるため装飾的な機能がそれほどありません。

フォントの色を変えたいと思うこともありますが、もちろん提出するESも黒文字だけなので、フォントはこだわる部分ではないとは思います。

ただ、色々装飾したい人にはWordの方がフィットする可能性があります。

まとめ

Google Keepに知名度が低いためかESの管理はほとんどの人がWordで行っていますが、Google Keepで管理すると便利になる点が多いため、この度紹介させて頂きました。

特に数十社以上エントリーする方にとってはよりメリットが大きくなると思います。

私は3月のほぼ1ヶ月で60社近くエントリーしましたが、この圧倒的な量とスピードを両立できたのはGoogle Keepのおかげだといっても過言ではありません。

是非Google Keepを活用していただけると嬉しいです。

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